Poradnik dla Przedsiębiorcy, Firmy - „Przezorny zawsze zabezpieczony”

Rozmowy te mogą prowadzić do ujawnienia przed przyszłym kontrahentem istotnych informacji dotyczących przedsiębiorcy, najczęściej o charakterze prawnym, technologicznym lub handlowym. Niejednokrotnie zdarza się, iż sam przedsiębiorca nie zdaje sobie sprawy, iż informacje te posiadają wymierną wartość gospodarczą.

W konsekwencji, warto zadbać już na etapie podjęcia pierwszych rozmów dotyczących potencjalnej współpracy o należyte zabezpieczenie przekazywanych w ich toku informacji, aby zmniejszyć ryzyko niekorzystnych następstw płynących z ich nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia. W tym celu, coraz częstszą praktyką staje się zawieranie przez strony, jeszcze przed przystąpieniem do wymiany jakichkolwiek informacji, umowy o zachowaniu poufności (ang. confidentiality and non-dislosure agreement).

Umowa taka ma na celu uzgodnienie pomiędzy stronami zasad odnoszących się do wymiany i postępowania z informacjami uzyskanymi w związku z rozpoczętymi rozmowami. Zaletą tego rodzaju porozumień jest możliwość precyzyjnego ustalenia przez strony, jakiego rodzaju informacje będą przez nie uznawane za poufne, a także, w jakim celu, zakresie i przez jaki czas będą mogły być przez strony wykorzystywane. Możliwym jest uzgodnienie nie tylko kręgu odbiorców informacji, ale także dozwolonego sposobu ich przetwarzania. Warto, aby umowa taka określała również sposób i środki zabezpieczenia informacji drugiej strony uznanych za poufne, jak również regulowała warunki ich zwrotu lub zniszczenia, w przypadku ustania obowiązywania umowy. Zobowiązanie do zachowania poufności informacji nie powinno mieć charakteru bezwzględnego i nie powinno ograniczać strony w posługiwaniu się informacjami, wprawdzie dotyczącymi drugiej strony, ale znajdujących się już w domenie publicznej.

Jednym z rozwiązań stosowanych w praktyce obrotu jest włączenie do treści umowy obowiązku zapłaty kary umownej na wypadek naruszenia przez strony przyjętych na siebie zobowiązań. Treścią zastrzeżenia kary umownej jest zobowiązanie się do zapłaty określonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.

Prawidłowe sporządzenie i zawarcie umowy o zachowaniu poufności powinno przede wszystkim zwiększać bezpieczeństwo przedsiębiorcy w odniesieniu do informacji uznawanych przez niego za ważne i wartościowe. Obecnie, nie należy także obawiać się, iż przedstawienie takiego dokumentu zniechęci lub wystraszy potencjalnego kontrahenta i zniweczy szanse na podjęcie współpracy. Przeciwnie, dbałość przedsiębiorcy o należyte zabezpieczenie swoich interesów świadczy o odpowiedzialnym i profesjonalnym podejściu do prowadzonej działalności.

Należy pamiętać, iż każdorazowo treść umowy oraz zakres zobowiązań stron mogą się różnić i nie ma jednego, uniwersalnego wzoru, którym można skutecznie posłużyć się w każdych okolicznościach. Dlatego też ważnym jest, aby przed zaproponowaniem drugiej stronie treści umowy o zachowaniu poufności, dostosować jej brzmienie do swoich rzeczywistych potrzeb i założeń dotyczących planowanego przedsięwzięcia. W tym celu, warto skorzystać z pomocy prawnej udzielonej przez doświadczonego profesjonalistę, który przygotuje dokument na miarę indywidualnych potrzeb.

Artur Zawolski, radca prawny, Partner
Magdalena Majecka - adwokat